סייבר · אבטחת מידע חברת סייבר ישראלית גלובלית
החזרת חדרי ישיבות לשליטה, עם אוטומציה מבוססת Slack
OT / IoT / IoMT 1,500+ עובדים בפרודקשן מאז ינואר 2026
סייבר · אבטחת מידע חברת סייבר ישראלית גלובלית
OT / IoT / IoMT 1,500+ עובדים בפרודקשן מאז ינואר 2026
מ"חדרי הרפאים" משוחררים אוטומטית, מדי יום
חדרים משוחררים ביום מתוך 18 חדרי רפאים, על פני 33 חדרים ו-49 משתמשים
אנחנו מספרים כל מקרה באותה צורה: לא רק מה היה האתגר ומה הייתה התוצאה, אלא איך תכננו את הזרימה ופתרנו אותה שלב-שלב. באוטומציה, ה"איך" הוא מה שמחזיק בפרודקשן. זה החלק ששווה לקרוא.
החברה גדלה מהר, ועם הגידול הגיע כאב מוכר: חדרי ישיבות שהוזמנו ולא נוצלו.
ככל שהארגון גדל, הקצאת חדרים הפכה לחסם תפעולי. חלק מהחדרים הוסבו לשימוש קבוע של צוותים, מה שצמצם עוד יותר את הזמינות. התוצאה: חדרים שמופיעים כתפוסים בקלנדר אבל בפועל נשארים ריקים - "חדרי רפאים" - בזמן שעובדים אחרים מחפשים מקום לפגישה.
זה לא היה מחסור כללי בחדרים. רבע מההזמנות היו "מתות" בעוד החדרים נשארו תפוסים על הנייר. כשמדובר ב-10 החדרים הפופולריים, גם רבע מההזמנות שהן רפאים יוצר תור מתמיד.
איך חשבנו על זה
בוט ב-Slack שרץ אוטומטית בכל בוקר, שולח לכל מארגן פגישה תזכורת מותאמת אישית על החדרים שהזמין לאותו יום, ומאפשר לשחרר את החדרים שלא צריך בלחיצה אחת.
הרעיון מאחורי הפתרון: במקום לבנות מערכת חדשה, חיברנו את שלוש המערכות שהלקוח כבר משתמש בהן - Zoom Rooms, Google Calendar ו-Slack - לתרחיש אחד שמטפל בכל הזרימה.
הודעה מאוחדת אחת לאדם. מארגן עם 3 פגישות מקבל הודעה אחת עם 3 שורות, לא שלוש התראות.
"Release Room" משחרר את החדר אוטומטית ב-Google Calendar. הפגישה עצמה נשארת; רק הקצאת החדר מתבטלת.
חוסר תגובה = החדר נשמר כמות שהוא. אף אחד לא מפסיד חדר בגלל חוסר תשומת לב.
איך בנינו את הלוגיקה
זה לא webhook פשוט. זה תהליך עסקי מלא עם לוגיקה אמיתית.
אינטראקטיביות מלאה בתוך Slack: המשתמש לא יוצא. אין אפליקציה חיצונית להתקין, אין מערכת נפרדת להתחבר אליה. כפתור אחד, פעולה אחת בקלנדר.
שלוש אינטגרציות מתואמות, לוגיקה תנאית (זיהוי C-level, מיפוי EA, אזור זמן, איחוד הזמנות לאדם), ושמירת state, הכל מעבר ל-scope של אוטומציה פשוטה מנקודה לנקודה.
כל שינוי ברשימת החדרים המנוטרים, ברשימת ה-EAs או בלוגיקת הניתוב היה דורש deployment. ב-Make Enterprise, שינויים נעשים ב-Builder ויזואלי, בלי deployment.
מי משתתף בכל פגישה, מי המארגנים, מי ה-EAs של ההנהלה. Make Enterprise מחזיק את הנתונים בתוך הסביבה של הלקוח, בלי תיווך צד-ג'.
“
בזכות האוטומציה, משוחררים בממוצע 14 חדרי ישיבות ביום, מה שמקל משמעותית על המחסור בחדרים פנויים. חדרים שהיו "תפוסים" חזרו להיות זמינים לעובדים. התוצאה היא שיפור בזמינות החדרים והתנהגות אחראית יותר בקרב האנשים שלנו.
מנהל/ת Business Applications, חברת סייבר ישראלית גלובלית
תהליך שגוזל זמן לאנשים אבל אין לו בעלים מובהק לפיתוח. זה בדיוק מה ש-Make Enterprise פותר.